Aunque cada vez más toman fuerza aplicaciones de mensajería como WhatsApp, el correo electrónico se sigue manteniendo como una de las herramientas digitales preferidas, sobre todo en los ámbitos laborales. Ni siquiera los más jóvenes han optado por renunciar a este servicio. Un estudio realizado por la compañía de registro de dominios en Colombia Mi.com.co revela que el 73 por ciento de los ‘millennials’ en Colombia prefieren recibir la comunicación corporativa y empresarial por ‘email’, pues consideran que esta herramienta hace parte de su diario vivir.
Según el mismo reporte, el correo se usa no solo para recibir o enviar información sino también para realizar compras o tomar decisiones. Por eso, es común que muchos usuarios se encuentren constantemente con una molesta sobrecarga de correos.
Seguramente, alguna vez usted ha recibido esa notificación en la cual le informan que su correo está a punto de superar el límite de espacio y que debe ponerse en la tarea de borrar, o de lo contrario dejará de recibir los mensajes.
Además de eliminar una por una las comunicaciones que le llegan a su bandeja de entrada, existen algunas prácticas que puede aplicar a diario y seguramente le permitirán optimizar espacio.
Crear filtros
Aunque no lo crea, ser ordenado dentro de su correo electrónico le ayudará a evitar la saturación de mensajes. La principal recomendación que puede seguir es crear carpetas por temas a donde pueda dirigir los archivos. Así, en el momento de eliminar le resultará más fácil encontrar aquellos mensajes de los que se pueda deshacer. Una de las funciones más útiles para cumplir este objetivo es la posibilidad de crear filtros.
“Permiten direccionar correctamente y automáticamente correos que lleguen a las diferentes carpetas dentro del sistema. Por ejemplo, si llega un correo que en el asunto diga ‘proveedores’, puede redireccionarlo para que llegue a una determinada carpeta”, señala Gerardo Aristizábal, gerente de Mi.com.co. Al crear el filtro puede elegir que los mensajes que reciba con esa palabra clave se archiven, se marquen como leídos o se eliminen.
Para crear un filtro en Gmail, vaya a la barra de búsquedas e ingrese la palabra que desee. Al final de la ventana de búsqueda, haga clic en ‘crear un filtro con estos criterios de búsqueda’.
Gmail también le ofrece tres pestañas: Principal, Social y Promociones, para ubicar automáticamente los correos y evitar que la principal se llene de publicidad o de notificaciones de sus redes sociales.
En el caso de Outlook, vaya a configuración, elija Opciones y, luego, en el panel izquierdo presione en la pestaña Reglas de la bandeja de entrada. Haga clic en el ícono + y cree una nueva regla. Por ejemplo, eliminar todos los mensajes que digan ‘promoción’.
Busque correos pesados
Encontrar los correos más pesados es la mejor manera de liberar espacio, según Tatiana Márquez, directora de comunicaciones de Google Colombia. En el caso de Gmail, existe una forma de encontrar rápidamente los archivos que más ocupan espacio. Debe ir a la barra de búsqueda y escribir ‘size:25MB’. Con esta acción podrá ver todos los correos que pesen alrededor de 25 MB, es decir, el máximo permitido por mensaje en Gmail, explica Márquez. También puede escribir ‘has:attachment larger:10M’ en el cuadro de búsqueda y sustituir el ‘10’ por un número mayor para identificar archivos más grandes. Para encontrar un correo por el nombre del archivo adjunto escriba ‘filename:’ o si quiere buscar por el destinatario teclee ‘from:’ y el nombre. Para deshacerse de los correos más antiguos escriba ‘before:aaaa/mm/dd’ con el año, mes y día especificados.
El servicio de Outlook le brinda la posibilidad de buscar todos los mensajes con archivos adjuntos. Debe ir a la bandeja de entrada y en la barra de búsquedas ubicada en la parte superior izquierda introduzca la palabra ‘hasattachments:yes’.
Las copias de seguridad
Otra posibilidad es realizar una limpieza teniendo en cuenta la antigüedad de los mensajes. Puede eliminar los mensajes que tengan un año o más de permanencia, por ejemplo. Sin embargo, si teme perder alguna información relevante, lo mejor es realizar una copia de seguridad para luego borrar con tranquilidad. En Gmail debe dirigirse a su cuenta de Google en la página myaccount.google.com. Luego, en la columna de Información personal y privacidad, elija la opción ‘controla tu contenido’. Allí encontrará una pestaña que dice ‘descargar sus datos’. Debe oprimir en ‘crear archivo’ para obtener una carpeta con los datos de todos los productos de Google, incluyendo Gmail. En Outlook vaya a Archivo en el menú principal y oprima en Abrir y exportar. Seleccione ‘exportar a un archivo’ y luego escoja ‘archivo de datos de Outlook (.pst)’. Allí podrá condensar todas las carpetas de correo a las que quiere hacerles una copia de seguridad.
Desocupe la papelera
Muchos usuarios eliminan correos constantemente, pero nunca vacían la papelera de reciclaje. “Es como tener la basura de la casa llena y nunca sacarla. Es importante que cada cierto tiempo se borre definitivamente todo lo que hay en la papelera”, dice Aristizábal. Otro truco útil es borrar correos de otras carpetas. Por ejemplo, puede eliminar mensajes enviados o vaciar las carpetas de archivos.
Outlook ofrece una herramienta llamada ‘limpiar’ (ubicada en la pestaña principal de la parte superior) que le permite eliminar automáticamente todos los mensajes entrantes de un remitente determinado, conservar solo el correo más reciente o borrar mensajes con más de 10 días de antigüedad.
Con la opción filtrar puede ordenar sus mensajes por fecha, hora, tamaño, remitente o destinatario y asunto, lo que también le será de utilidad en el proceso de eliminación.
Es importante que cada cierto tiempo se borre definitivamente todo lo que hay en la papelera
Limpiezas periódicas
No espere hasta llenar el buzón. Aristizábal recomienda hacer una tarea periódica de revisar qué correos se pueden eliminar del servidor. “Hay muchos que son viejos y que uno los archivó o los tiene en espera, y seguramente ya se puedan eliminar”, afirma.
La frecuencia para hacer limpiezas depende del uso que el usuario le da a la cuenta de correo y de la cantidad de mensajes que recibe a diario, según explica Márquez. “Lo recomendable es no dejar que se llene por completo y mantener un margen significativo de espacio libre”, dice.
Ojo con el correo ‘spam’
Tener una gestión activa frente a los correos ‘spam’ o basura también puede hacer la diferencia. Aristizábal explica que aunque los servicios saben filtrar la mayoría de este tipo de mensajes, es importante que los usuarios le avisen al sistema si un correo debe ser considerado spam. “Esta identificación o marcaje le permite al sistema aprender lo que a usted no le interesa y lo que, en tabla rasa, debe ir directo a la papelera”, señala.