En el pasado las organizaciones empresariales estaban basadas en la presencialidad de sus trabajadores y de sus sistemas de información. Hoy día ese concepto está en decadencia.
Dos factores recientemente han motivado a modificar el tradicional método de la presencialidad del recurso humano y tecnológico de una organización:
- Seguridad y confiabilidad
- Pandemia Covid
Iniciado el siglo 21 se empieza a dar el cambio tecnológico y surgen las primeras iniciativas que posteriormente se van consolidando. Las grandes organizaciones empiezan a utilizar todo su sistema administrativo en soluciones en La Nube, pasan de utilizar soluciones personalizadas (desarrollos internos) a soluciones informáticas de empresas especializadas. Empresas como Ariba (USA) y SAP (resto del mundo) se presentan como la solución informática que fue escalando hacia La Nube.
Estas soluciones informáticas surgen inicialmente para las grandes corporaciones por su elevado costo, millones de dólares. Sin embargo resultan fuente de inspiración para desarrolladores y proveedores de servicios. El gran desarrollo de las comunicaciones y servicios en La Nubes abre la puerta a nuevos horizontes.
La oficina virtual
Desde el 2010 ya estaban las condiciones tecnológicas para la oficina virtual sin necesidad de ser una gran corporación y disponer de millones de dólares para hacerlo.
Hoy día existen los recursos tecnológicos para tener una empresa virtual o empresa en La Nube y está disponible para pequeñas, medianas y grandes empresas sin necesidad de incurrir en gastos de millones de dólares.
Hablemos del caso de Colombia, la tradicional contabilidad pasa del papel al computador y hoy día los principales desarrolladores de programas de contabilidad ya tienen soluciones en La Nube para el sistema de información administrativo, contabilidad, nómina, facturación, inventario, etc.
Pero ahí no termina la virtualidad de una empresa, una empresa tiene mucho más información que un sistema administrativo, están todos los documentos relacionados a la operación de la empresa.
La forma tradicional es tener todos los documentos dispersos en computadores personales, en el mejor de los casos almacenados en un servidor central. En cualquiera de los dos casos es un gran riesgo que habitualmente se mitiga teniendo copias en medios externos pero sigue siendo un riesgo, su pérdida total implica una pérdida total de la información.
La solución está en La Nube. Tener todos los documentos en La Nube o que tu espacio local se sincroniza y actualiza en ella. Unos años atrás era como de ciencia ficción, hoy es una realidad.
Como es natural el servicio de almacenamiento en La Nube, no es gratis, debes pagar por ello. Los precios hoy día son muy económicos y de ninguna forma afectan los costos fijos asociados a la operación de la empresa. Existen varios proveedores para este servicio, en este caso voy a mencionar específicamente el de Google.
Google y la oficina virtual
Google dispone de un interesante servicio para las empresas con servicios colaterales que además de brindar seguridad en los datos ofrece correo electrónico, agenda, reuniones virtuales y muchas más herramientas de colaboración, el nombre del servicio es Workspace.
Este es el resultado de casi dos décadas de desarrollo en Google se inicia con su servicio de correo electrónico gratis en el año 2000. Inicialmente debías tener una invitación de alguien y el correo fue minombre@googlemail.com, posteriormente surge GMAIL luego de la etapa de prueba es entonces que el correo queda minombre@gmail.com.
22 años haciendo seguimiento y puedo decir que las soluciones de Google son una alternativa de bajo costo que debe ser implementada por todas las empresas; pequeñas, medianas y grandes. Para comentar hay que probar, hoy día utilizo personalmente el servicio de Google Workspace para una pequeña empresa el costo mensual es de $20.000, utilizó solo un correo (cada correo adicional tiene un costo de $3.000) y dispongo de un almacenamiento en en La Nube (cloud) de un terabyte 1.000 MB.
Cualquier empresa con una tarjeta de crédito puede tener acceso a estos servicios, hoy día en Colombia es más sencillo, varios bancos ya disponen de tarjetas débito-crédito, tarjetas débito que se pueden usar como una tarjeta crédito para pagos online. Los pagos solo son aplicables si tienes dinero en la cuenta.
Las grandes preguntas para los tradicionalistas empresariales
- ¿Por qué continuar con la oficina presencial del siglo 20?
- ¿Por qué poner en riesgo la importante información de mi empresa?
- ¿Por qué cerrar la puerta a los nuevos desarrollos en La Nube?
La solución está en la nube, utilizala.
Beneficios económicos de la oficina virtual
El primer beneficio de la oficina virtual es la reducción de costos fijos que implican tener una oficina física y adicionalmente se abre la posibilidad de utilizar oficinas físicas más pequeñas.
Las cuarentenas que surgieron con la pandemia del Covid-19 nos han dejado la enseñanza que si se puede.
Los servicios y herramientas son de bajo costo mensual con mayores beneficios. Adicionalmente hay una gran reducción en licencias de los programas que se utilizan cotidianamente, Word, Excel, Powerpoint. Esos mismos tipos de documentos se pueden trabajar en espacios virtuales directamente (Googledocs) con el beneficio adicional de poder trabajarlos y compartirlos en grupos de trabajo.
Con espacios de trabajo virtuales ya nunca más se van a perder documentos de la empresa y todos ellos son susceptibles de descargar para ser enviados o imprimir.
La forma de trabajar cambia radicalmente, las reuniones de la empresa no son presenciales, son virtuales y son más eficientes. ¿Cuántas veces te ha ocurrido que en una reunión te hace falta algún documento importante? En las reuniones virtuales eso no ocurre porque tienes disponible todos los documentos y adicionalmente puedes poner los que se requieran para la reunión en una carpeta compartida con las personas que asisten a la reunión.
Con el recurso de Agenda se organizan reuniones, tareas y actividades de la empresa, tanto los administradores como los trabajadores con ese recurso tiene la herramienta para aumentar la productividad de la organización.
No es una solución que se implemente en un día, es un proceso en donde lo mas importante es cambiar de actitud y método de trabajo.